DIGITALIZAÇAO DE DOCUMENTOS

Problemas com seu arquivo, mas você não sabe nem por onde começar? A Digitalização pode ser uma solução!
Veja a matéria publicada em 04.05.2008 na PEGN.

Uma empresa digitaliza documentos: transforma papéis em arquivos de computador. é uma solução para ganhar espaço, tempo e dinheiro!
“A economia vem em decorrer do tempo não gasto com instalações e pessoal na busca. O lucro vai estar na melhor qualidade de atendimento de seu público interno ou externo. E a eficiência como um todo, porque você vai ter segurança de estar trabalhando com uma informação exata e num momento que você realmente precisa dela”, diz o empresário Paulo Geenen.
Segundo o empresário, os clientes guardam somente os papéis exigidos por lei, e descartam o resto. A economia de espaço é grande.
Um dos clientes da empresa é um escritório de advocacia. Segundo a advogada Elizete Scatigna, antes, a papelada atrasava o trabalho. Nas mesas, havia pilhas e pilhas de processos.
“Eu tinha 15, 18 funcionários para transitar com as pastas para levar para os advogados desenvolver análises, os arrazoados, ou atender clientes com esta pasta”, conta a cliente Elizete Scatigna.
O escritório começou a digitalizar os documentos há quatro anos. A situação agora é outra.
Hoje, o escritório de advocacia tem mais de 30 mil processos em andamento. São cerca de 8 milhões de folhas. E tudo isso hoje está no espaço de um computador, ao alcance de um clique de mouse.
A empresária fez as contas. Se fosse guardar todos os papéis, teria de alugar um espaço de mil metros quadrados. Com a digitalização, ela economizou mais de R$ 20 mil por mês e ganhou eficiência.
“Buscar uma pasta, eu levaria, até aguardar essa pasta chegar aqui, uns dez, quinze minutos. Até que o funcionário trouxesse a pasta. Nem todos os advogados tinham acesso ao arquivo, nem todos retiravam. Você solicitava no arquivo, recebia a pasta para examinar. Hoje você clica seu micro e examina a pasta virtual”, conta Elizete.
Hoje o escritório só guarda os protocolos originais dos processos. O restante vira rascunho. Agora, a mesa dos advogados está limpa. E o trabalho ficou mais fácil e melhor.
“Eu tenho assim em questão de segundos, entro numa disponibilização que me dá o sistema, digito o recurso, digito o código da ação que eu quero, e já tenho a informação. Evita ter que sair daqui, ir para um arquivo, pegar um papel”, diz o advogado Marcus Sanchez.

Clique aqui para ler a matéria na íntegra: http://pegntv.globo.com/Pegn/0,6993,LIR321097-5027,00.html

Alcione Arcanjo
alcione.saoluis@arquivar.com.br

Gerenciar a informação de maneira correta e proporcionar segurança aos clientes são os objetivos da Arquivar em São Luis - MA

Administrar, organizar e gerenciar a informação é, hoje, uma preocupação entre as empresas e entidades públicas e privadas de pequeno, médio e grande porte de diversos segmentos, que encontram na Tecnologia da Gestão de Documentos uma poderosa aliada para a tomada de decisões e um facilitador para a gestão de suas atividades.
A Gestão de Documentos é também um caminho seguro, rápido e eficiente para as empresas se destacarem dos seus concorrentes e conquistarem certificações como Acreditação Hospitalar e Certificação ISO 9001:2000. A ONA (Organização Nacional de Acreditação) é responsável pelo processo permanente de avaliação e certificação da qualidade dos serviços de saúde nos hospitais e clinicas que almejam conseguir a Acreditação. Para obter o certificado, os serviços de saúde são avaliados e devem garantir e assegurar aos usuários e profissionais que os procedimentos médicos, assistências de saúde e a segurança da informação estão sendo realizados de maneira correta e com excelência.
A Gestão de Documentos contribui no processo de Acreditação e Certificação ISO, porque assegura que a informação produzida e utilizada será bem gerenciada, garantindo a confidencialidade e a rastreabilidade das informações, além de proporcionar benefícios como: racionalização dos espaços de guarda de documentos, eficiência e rapidez no desenvolvimento das atividades diárias e o controle do documento desde o momento de sua produção até a destinação final.
No Brasil, pesquisas recentes revelaram que apenas 30% dos arquivos municipais brasileiros possuem condições ao menos razoáveis, não obstante a Lei Federal N.º 8.159 estipula normas rígidas quanto à preservação e gerenciamento dos acervos, definindo que a Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A implantação de um sistema Gestão de Documentos associada ao uso adequado da microfilmagem e das tecnologias do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), deve ser efetiva visando à garantia no processo de atualização da documentação, interrupção no processo de deterioração dos documentos e na eliminação do risco de perda do acervo, através de backup ou pela utilização de sistemas que permitam acesso à informação pela internet e intranet.
.A Gestão de Documentos no âmbito da administração pública atua na elaboração dos planos de classificação dos documentos, TTD (Tabela Temporalidade Documental) e comissão permanente de avaliação. Desta forma é assegurado o acesso rápido à informação e preservação dos documentos.
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